Internal Audit: เทคนิคการตรวจประเมินภายในอย่างมีประสิทธิภาพ

Internal Audit คืออะไร?

การตรวจประเมินภายใน (Internal Audit) เป็นกระบวนการตรวจสอบอย่างเป็นระบบ เพื่อประเมินว่าระบบบริหารคุณภาพขององค์กรเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานและระเบียบปฏิบัติที่กำหนดไว้หรือไม่ เป็นข้อกำหนดบังคับในทุกมาตรฐาน ISO

ทำไม Internal Audit จึงสำคัญ?

• ตรวจจับปัญหาก่อนที่จะลุกลาม - พบข้อบกพร่องก่อน External Audit

• ปรับปรุงกระบวนการ - ระบุโอกาสในการพัฒนา

• สร้างความมั่นใจ - ยืนยันว่าระบบทำงานตามที่ออกแบบไว้

• เตรียมพร้อม - สำหรับการตรวจจาก CB (Certification Body)

• เรียนรู้ข้ามสายงาน - Auditor เข้าใจกระบวนการอื่นๆ ในองค์กร

หลักการตรวจประเมินตาม ISO 19011

ISO 19011 กำหนดหลักการสำคัญ 7 ประการสำหรับผู้ตรวจประเมิน:

1. ความซื่อสัตย์ (Integrity) - ทำงานอย่างเป็นมืออาชีพ ไม่มีอคติ

2. การนำเสนอผลอย่างยุติธรรม (Fair Presentation) - รายงานตามข้อเท็จจริง

3. ความระมัดระวัง (Due Professional Care) - ใช้ดุลยพินิจอย่างรอบคอบ

4. การรักษาความลับ (Confidentiality) - ไม่เปิดเผยข้อมูลที่ได้รับ

5. ความเป็นอิสระ (Independence) - ไม่ตรวจงานตนเอง

6. การใช้หลักฐาน (Evidence-based Approach) - ตัดสินจากหลักฐานที่ตรวจสอบได้

7. การใช้แนวทางที่อิงความเสี่ยง (Risk-based Approach)

ขั้นตอนการตรวจประเมินภายใน

Phase 1: การวางแผน (Planning)

• จัดทำ Audit Program ประจำปี

• กำหนดขอบข่าย เกณฑ์ และวัตถุประสงค์

• คัดเลือกและแต่งตั้งทีม Audit

• จัดทำ Audit Checklist

Phase 2: การเตรียมการ (Preparation)

• ทบทวนเอกสารของหน่วยงานที่จะตรวจ

• ศึกษาผล Audit ครั้งก่อน

• จัดทำ Audit Plan แจ้ง Auditee ล่วงหน้า

Phase 3: การดำเนินการตรวจ (Execution)

• Opening Meeting - ชี้แจงวัตถุประสงค์และแผน

• รวบรวมหลักฐาน - สัมภาษณ์ สังเกตการณ์ ทบทวนเอกสาร

• จดบันทึก - บันทึกสิ่งที่พบอย่างละเอียด

• Closing Meeting - สรุปผลเบื้องต้น

Phase 4: การรายงานผล (Reporting)

• จัดทำ Audit Report อย่างเป็นทางการ

• แยกประเภทสิ่งที่พบ: Major NC, Minor NC, Observation, OFI

• กำหนดเวลาแก้ไข

Phase 5: การติดตามผล (Follow-up)

• ตรวจสอบการแก้ไข (Corrective Action)

• ประเมินประสิทธิผลของการแก้ไข

• ปิด CAR (Corrective Action Request)

เทคนิคการสัมภาษณ์สำหรับ Auditor

ใช้คำถามปลายเปิด

• "ช่วยอธิบายขั้นตอนการทำงานของคุณได้ไหม?"

• "คุณจะทำอย่างไรถ้าพบชิ้นงานไม่ได้มาตรฐาน?"

• "แสดงให้ดูได้ไหมว่าทำอย่างไร?"

หลีกเลี่ยงคำถามชี้นำ

• ❌ "คุณทำตาม WI ใช่ไหม?"

• ✅ "คุณทำงานนี้อย่างไร?"

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยใน Internal Audit

1. ตรวจเฉพาะเอกสาร ไม่ดูการปฏิบัติจริง

2. ถามคำถามปลายปิด ได้คำตอบแค่ "ใช่/ไม่ใช่"

3. ไม่มีความเป็นอิสระ ตรวจงานของตัวเอง

4. ไม่ติดตามผลการแก้ไข ปล่อยให้ NC ค้างไว้

5. ใช้เวลาน้อยเกินไป ตรวจแบบผ่านๆ

สรุป

Internal Audit ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรรักษาและพัฒนาระบบบริหารคุณภาพได้อย่างต่อเนื่อง ผู้ตรวจประเมินที่ดีต้องมีทั้งความรู้ทางเทคนิคและทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์

> QAQUALITY มีหลักสูตร Internal Audit สำหรับทุกมาตรฐาน ดูคอร์สทั้งหมด